A administração de muitas entidades é feita através de uma Diretoria. Seu prazo de gestão é definido por um mandato estatutário e o instrumento que demonstra a legitimidade é a ata registrada em Cartório

A existência legal da pessoa jurídica (Associações, Organizações Religiosas, Clubes etc) começa com seu registro em Cartório, nos termos do art. 45 do Código Civil. Em Cartório devem ser registrados, inicialmente, a ata de Fundação, contendo aprovação do Estatuto e primeiras eleições e posse dos órgãos estatutários, assim como o próprio Estatuto em si, obrigatoriamente vistado por Advogado, contendo a coleção de regras que disciplinará a existência e funcionamento da entidade ora criada.

Alcançado o registro a próxima etapa é a obtenção do CNPJ junto à Receita Federal, sendo certo que a quase totalidade dos Cartórios do RCPJ do Brasil já funcionam com convênio com a SRF de modo a permitir a inclusão no referido cadastro no mesmo momento do seu registro. Muito em breve já estarão todos completamente na era digital, tal como já ocorre como Registro Eletrônico de Imóveis ( Provimento CNJ 89/2019 ).

Todas as entidades, por assim dizer, devem possuir um Estatuto que é sua lei interna , que deverá disciplinar seu funcionamento e organização. Diz a Lei que sob pena de nulidade, este conjunto de regras deve conter, dentre outros, o modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos , além do modo por que se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente ;

Segundo Frederico de Castro Y Bravo (La persona jurídica. Madrid: Civitas, 1991, p. 280), o Estatuto da Associação encerra o conjunto de vontades de seus membros ( pactum associationis ) e lei para suas relações sociais ( lex societatis ) .

Neste aspecto apresenta-se a necessidade do Estatuto disciplinar como será gerida a entidade. Via de regra existe uma representação feita por um colegiado, um órgão coletivo, na grande maioria das vezes intitulado Diretoria (que pode vir acompanhada de um Conselho Fiscal cujas funções orgânicas estarão sempre voltadas para a fiscalização dos Atos da Diretoria, quando não, também a fiscalização as contas da entidade).

Exige-se quando da formalização da representação pela Diretoria que o Estatuto discipline sua Composição (quantos e quais serão os cargos), a Competência de cada cargo (o que caberá a cada Diretoria como função na entidade) assim como o tempo do seu Mandato (que poderá ser determinado, indeterminado, vitalício etc).

Todos esses itens (além daqueles dos arts. 46, 54 e 59 e outros do CCB/2002) permitirão ao Examinador do RCPJ aferir a legalidade dos atos que lhe são apresentados para arquivamento.

É importante assentar que periodicamente e na forma do Estatuto, a entidade deverá promover - observada a devida forma e antecedência, também disciplinadas no Estatuto - a convocação dos membros para a eleição e posse dos membros Diretores para o próximo exercício. Não se olvide que a realização desta eleição deve ser feita antes de encerrado o mandato da gestão anterior, e a posse deve ser imediata ao término do mandato da gestão anterior - já que a entidade não pode em nenhum momento ficar acéfala, sem representação.

Caso muito recorrente são das entidades que não possuem as atas de eleição e posse regularmente registradas no Cartório. Muitas sequer fazem as atas para ter o que registrar em Cartório... As consequências podem ser as mais nefastas, como o bloqueio de suas contas em bancos, a impossibilidade de participar de concorrências, licitações, concursos, programas de benefícios e incentivo etc., além é claro da evidente falta de representação que por si só acarreta diversos prejuízos para a Pessoa Jurídica e todos os seus membros - podendo inclusive acarretar a responsabilização dos seus dirigentes pela displicência na gestão.

Revela-se também importante anotar que eleição e posse são atos distintos: enquanto a eleição representa a escolha do membro na forma do Estatuto, o posse formaliza a entrada , aceitação do membro no cargo. Os dois atos completam a investidura. Portanto,

Sim - as atas devem ser registradas no Cartório do Registro Civil das Pessoas Jurídicas de onde estiverem registrados os atos constitutivos da entidade (princípio da continuidade) e sempre obedecendo às regras do seu Estatuto assim como as normas vigentes do Código de Normas Extrajudiciais (também conhecido como Consolidação Normativa Extrajudicial - compêndio de normas que disciplina o funcionamento e rotina dos Cartórios Extrajudiciais), assim como o Código Civil e Leis especiais que porventura se apliquem ao caso concreto.

Se porventura o arquivamento dos atos daquela pessoa jurídica no Cartório estiver desatualizado (faltando o registro da última ata de eleição e posse com mandato vigente) será necessário suprir a lacuna registrando todas as atas de eleição e posse desde a última arquivada até a atual que se pretende, em prestígio ao princípio da continuidade (Lei 6.015/73), perfeitamente aplicável a também esta forma de Registro Público que é o RCPJ - já que no álbum registral deve haver um perfeito encadeamento dos atos, não se admitindo lacunas.

Por fim, não é demais assentar que o Estatuto das Entidades (Igrejas, Associações, Centros Espíritas, Clubes, ONGs etc) devem ser preparadas e vistados por Advogado quando da sua constituição, sendo recomendável que sua Diretoria conte com a devida assessoria jurídica para manter a regularidade dos seus atos e seu funcionamento dentro da Lei.

Dr. Julio Martins (OAB/RJ 197.250) é Advogado no Rio de Janeiro, com ampla experiência em Cartórios Extrajudiciais, especialmente RCPJ.

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Fonte: Conexão Corporativa