ADMINISTRAÇÃO DA SEDE REGIONAL

1- Estrutura do Espaço Físico

2- Competência do Auxiliar Administrativo

3- Rotinas Diárias

4- Controle Financeiro

5- Relatórios Mensais

6- Convênios

7- Controle/Fluxo de informações

8- Atividades Sociais

9- Reuniões Administrativas

10- Assessoria

11- Prestação de Contas

1- Estrutura do Espaço Físico

A Sede Regional será composta por sala de reuniões, recepção, espaço para o INOREG e SIENOREG, devendo ser equipada com computador, adsl, fax, telefone,arquivo, mesas e cadeiras.

Contará com um estagiário contratado junto ao CIEE centralizado em Curitiba, para exercer a função de assistente administrativo , que auxiliará o Coordenador Regional na administração da sede regional e subsedes da jurisdição sendo sua qualificação mínima estar cursando Curso técnico em Computação ou Secretariado e /ou Faculdade de Administração ou Direito, sempre em inicio de curso , tendo domínio de windows,Word,excel intranet e internete , facilidade de comunicação e disponibilidade para viagens ocasionais.

O valor da Bolsa é o definido pela Coordenadoria Geral.

O horário de trabalho será de segunda à sexta , das 8:30 hs às 18:00 horas , com intervalo de uma hora e meia para refeição.

Quando houver reuniões,palestras e outros eventos o auxiliar administrativo deverá estar presente, sendo feita a compensação das horas adicionais necessárias , em outras datas.

2.0 - Compete ao Auxiliar Administrativo :

a) Assessorar o Coordenador Regional e os Presidentes das Subsedes da Região , o Coordenador Geral e o Presidente da ANOREG-PR quando convocado;

b) Assessorar os representantes do INOREG e SIENOREG;

c) Zelar pela manutenção da sala;

d) Administrar as informações e Rotinas da Sede Regional;

e) Organizar reuniões;

f) Assessorar em eventos/palestras/encontros;

g) Cuidar e manter atualizados os documentos da Sede Regional;

h) Repassar as informações para os Presidentes das SubSedes ;

i) Administrar o Programa de Informações dos Pequenos Ofícios, sendo treinado e treinando funcionários dos Cartórios Regionais , instalando o software e dando manutenção cabível;

j) Valer-se da estrutura da Coordenadoria Geral quando os problemas de manutenção dos sistemas forem de difícil correção local;

k) Cumprir a agenda;

l) Ler os e mails , acessando o Site da ANOREG e despachando os assuntos nele contidos com Coordenador Regional procedendo conforme suas determinações;

m) Comunicar ao Coordenador Regional e Presidentes de Subsedes quando for o caso , toda e qualquer ocorrência e proceder seguindo suas determinações;

n) Cumprir com os serviços dos controles financeiros;

o) Manter atualizado o arquivo geral da coordenadoria regional , com documentos da ANOREG-PR , tais como Estatutos Sociais , Ata de eleição de Diretoria; Cópias de Portarias , procurações , comprovantes de abertura de contas , mantendo inclusive arquivadas cópias dos documentos pessoais do Coordenador Regional,Presidentes de Sub Sedes e Diretores de Comarcas ;

p) Manter uma pasta por Sub Sede que compõem a Sede Regional;

q) Executar demais atividades e responsabilidades atribuídas pela Diretoria de acordo com as necessidades definidas pelas Coordenadorias e Presidência da ANOREG-PR.

4.o Controle Financeiro

Todos os pagamentos serão centralizados na ANOREG-PR ou na Coordenadoria Geral , havendo participação por rateio das despesas entre a ANOREG , INOREG e SIENOREG , conforme prévio acordo.

As despesas são as necessárias ao funcionamento da Sede Regional , tais como contrato de estagio;luz;água; condomínio;telefone;correio;xerox;aluguel;material de expediente.

Fica vedado o uso de ligações para celulares, respondendo o infrator pelo descumprimento.

Não haverá repasse de verbas para as subsedes pois os pagamentos serão centralizados na Coordenadoria Geral ou ANOREG-Curitiba.

  • Contas à pagar :

Abrir pasta para arquivamento das contas , com fichário interno.

Arquivar copias de todas as notas fiscais e remeter os originais e boletos, se houverem, imediatamente para a Coordenadoria Regional para aprovação da despesa e providencias de pagamento.

  • Emissão de cheques - Os cheques somente poderão ser emitidos e a conta corrente movimentada por determinação do Coordenador Geral e Regional , para pagamento de despesas e assuntos específicos e com expressa autorização , devendo sempre ser preenchido no valor da despesa a ser paga, com cópia carbonada do cheque , com assinatura da pessoa autorizada a movimentar a conta corrente ,inclusive com visto na cópia do cheque que deverá ser anexado ao comprovante da despesa paga.

  • Caixa Diário – Devera ser aberto livro caixa a venda em papelarias, e lançadas todas as despesas, entradas e saídas anexando toda a documentação pertinente;

  • Contas a receber – Deverá ser feito relatório completo da administração dos convênios externos firmados (p ex. CEF) lançando todas as entradas inclusive os repasses das despesas feitos pelo INOREG , SIENOREG e ANOREG , emitindo os recibos e comprovantes dos depósitos , sempre sob administração e determinação do Coordenador Regional e Geral;

  • Compra de Materiais de urgência - OS materiais de expediente deverão ser solicitados para a Coordenadoria Geral e por ela fornecidos . Os materiais de urgência tipo materiais de limpeza, lâmpadas etc, poderão ser adquiridos na Sede regional,desde que procedida previa cotação em 03 locais diferentes e a despesa seja aprovada pelo Coordenador Regional ;

  • Controle da Conta Corrente bancária : A abertura de contas correntes será feita por determinação do Coordenador Geral , em nome da ANOREG-PR e sob responsabilidade do Coordenador Regional . Deverá ter extrato semanal das movimentações bancárias e feito relatório mensal da conta corrente , anexando para aprovação do Coordenador Regional e Geral , os talões de cheques em uso, novos e extratos para conferencias;

  • Seguir as orientações específicas sobre o assunto emanadas das Coordenadorias Regionais e Geral .

5.0 Relatórios Mensais

  • Para o Coordenador Regional emitir relatórios mensais completos de toda a atividade desenvolvida pela Regional e também os relatórios financeiros com as entradas e saídas do mês , com extratos bancários e documentação respectiva;

  • Para a Coordenadoria Geral –mandar os relatórios completos e previamente aprovados pelo Coordenador Regional ,inclusive com dados estatísticos de numero de associados novos, regularidade dos pagamentos das mensalidades etc;

  • Para a ANOREG-PR , mandar cópias dos relatórios remetidos para o Coordenador Geral , quando solicitado;

6.o - Convênios

  • Os Convênios somente poderão ser firmados com previa autorização do Coordenador Geral e Presidência da ANOREG-PR , sendo necessário manter toda documentação em arquivo ;

  • Deverão ser anotados e registrados em sistema próprio ou planilhas convencionais onde constem os fluxos de informações totais do Convênio;

  • As contas bancarias que forem necessárias ser abertas para a administração do Convênio seguirão as normas gerais do Manual;

  • Arquivamento de toda correspondência oriunda do Convênio após despacho e providencias tomadas por determinação do Coordenador Regional;

  • Emissão de Relatório mensal conforme acima.

7.0 - Controle e Fluxo de Informações

  • Correspondências recebidas : ao receber a correspondência por quaisquer dos meios ,deverá despachar com o Coordenador Regional e tomar as providencias determinadas;

  • Após cumpridas as determinações, arquivar na pasta de correspondências recebidas

  • Correspondências remetidas : Quando necessitar expedir correspondências ou informações submeter minuta ao Coordenador Regional ou solicitante , e após aprovada , providenciar a emissão sempre em duas vias e impressão e remessa ao destinatário , arquivando a cópia respectiva;

  • Assuntos pendentes : deverá manter controle dos assuntos e correspondências pendentes e acompanhar sua tramitação;

  • Recebimento de ligações ou solicitações externas : deverá dar as informações que se sentir competente, solicitando auxilio do Coordenador Geral nas demais , e caso não possa informar de imediato, agendar para procurar solução com quem de direito e sempre retornar ao assunto com o solicitante informando do andamento do assunto ou sua solução;

  • Manter-se atualizada com relação aos assuntos de interesse da Classe através das informações contidas no Site da ANOREG;

  • Expedientes que sejam recebidos do Juiz Corregedor ou da própria Corregedoria deverão ser imediatamente despachadas com o Coordenador Regional ou Presidente da SubSede respectiva para fins tomada de providencias e de resposta ,mandando-se informação ao Coordenador Geral e Presidente da ANOREG-PR se for o caso;

  • Manter atualizado cadastro de associados da jurisdição confrontando com os dados repassados pela Coodenadoria Geral ou ANOREG-PR;

  • Dirigir-se polida e educadamente a todos os que contatarem com a Sede Regional , tratando sempre pelo Título que a pessoa informar;

8.0 ATIVIDADES SOCIAIS

  • A subsede poderá realizar , de acordo com suas necessidades e interesses, jantares,feiras, palestras de cunho social, visando a integração e prestação de serviços aos Ofícios da Região , sem custo para a ANOREG-PR , com previa informação ao Coordenador Geral ;

  • A programação e realização devem ser decididas em reuniões entre os Coordenadores Regionais, Presidentes de Subsedes e Diretores de Comarcas;

  • Realizada a atividade deverá ser feito relatório para a Coordenadoria Geral , inclusive posicionando sobre os valores financeiros apurados e sobras .

9.0 Reuniões Administrativas

  • As reuniões administrativas poderão ser feitas na Coordenadoria Regional com os Presidentes de SubSedes e Diretores das Comarcas , quando necessárias , e previamente informada a Coordenadoria Geral que poderá comparecer ou enviar representante , podendo ainda comparecer o Presidente da ANOREG-PR;

  • A data da realização e a pauta da reunião será definida pelo Coordenador Regional ;

  • O assistente administrativo ficará encarregado da divulgação e pauta a ser feita para os participantes através de e-mail ou fax com solicitação de confirmação de presença. Se incumbirá também de preparar a documentação que for solicitada pelo Coordenador Regional ;

  • O Coordenador Regional poderá finalizar a reunião com almoço ou jantar de confraternização, que será sempre por adesão;

  • A reunião deverá ter registrada a presença em livro próprio , sendo lavrada ata ao final em livro próprio , ficando claros os assuntos tratados e soluções para integrar o relatório a ser elaborado e passado para a Coordenadoria Geral e Presidência da ANOREG-PR;;

  • A ata deverá ser aprovada na mesma reunião ;

  • A ata poderá ser copiada para os presentes , se assim solicitarem;

10.0 Assessoria

  • O assistente administrativo prestará assessoria ao Coordenador Geral, Coordenador Regional ,Presidentes de Sub sedes e Diretores de Comarcas e sempre que necessário , ao Presidente da ANOREG-PR;

  • O assistente administrativo estará subordinado ao Coordenador Regional , devendo atender todas as normas administrativas emanadas da Coordenadoria Regional , Coordenadoria Geral e Presidência da ANOREG-PR;

  • Quando algum Diretor ou Titular de Ofício necessitar reserva de hotéis , restaurantes, passar e mail , fax , etc, o assistente administrativo deverá providenciar;

11.0 Prestação de Contas

  • Ao final de cada mês o assistente administrativo deverá junto com o relatório geral de atividades fazer a prestação de contas da Coordenadoria Regional e suas Sub Sedes , remetendo ,após aprovada pelo Coordenador Regional , para o Coordenador Geral e Presidente da ANOREG-PR.